Hablamos sobre el payroll
Lo que debemos saber del Payroll
Ayudarte a cumplir con tus obligaciones como empresa y evitar posibles problemas financieros a futuro como demandas son algunos de los beneficios de utilizar el sistema Payroll (pago de nómina). Sin embargo, algunos empresarios y trabajadores lo desconocen.
La pandemia del COVID-19 y la crisis que generó ha vuelto el uso xe Payroll indispensable, de acuerdo a Sandra y María Lourdes Noroña de Nexotaxcorp, quienes explicaron el martes pasado todo acerca de esta herramienta a través de un en vivo a través de Facebook.
Pero ¿qué es el Payroll?
Es un servicio que te ayuda a deducir los impuestos de tus trabajadores con base a sus ingresos, y luego, cuando llegue el momento, prepara los formularios para devolver esas aportaciones al estado y al gobierno.
Es más que un pago
Al tener con detalle la cancelación de todas las horas y descuentos al trabajador, este sistema ayuda a que la compañía a cumplir calcular los montos y evitar problemas en el futuro como demandas.
Además, genera la información necesaria para pagos como sobre tiempos (over time), minimum wage (hora mínima a pagar) y descuentos realizados.
¿Quién realiza el procedimiento?
Una corporación o persona jurídica puede pagar con Payroll desde el primer sueldo. Pero antes, se debe obtener el EIN -(Employer Identification Number), que es autorizado por Internal Revenue Service (IRS) de Estados Unidos.
Si no tengo EIN ¿Qué hago?
Si es una compañía en formación, primero debes tener claro qué tipo de empresa será, cuánto personal a cargo tendrá o si iniciará solo con el propio dueño.
Una vez que definas el tipo se sabrá cuál es la forma legal del negocio y el IRS dará la identificación.
Soy empleador: ¿A quiénes debo ingresar al Payroll?
Aplica para todo trabajador bajo relación de dependencia que labora sea por horas, semana, mes, o por salarios.
Recuerda que el payroll no es para subcontratistas, es decir, para alguien que fue contratado por otra empresa para realizar un determinado trabajo.
En este punto existe mucha confusión a la hora del proceso del Payroll. Por ello, es importante asesorarse con expertos en el tema como los que tiene Nexotaxcorp.
Los especialistas te ayudarán analizando tu perfil, seguro social, ingresos. También se pueden realizar estimaciones y evitar los conocidos “emisores de cheques”.
Beneficios
Su empresa puede deducir costos de mano de obra en su planilla de income taxes anual; no pagará el estimado más alto en la póliza de seguro de Worker Compensación al tener records ordenados que se logran al usar sistemas como Payroll.
Además, orienta a tus trabajadores a ser más responsables y organizados porque al ir aportando semanalmente ya están ahorrando para los impuestos a declararse al siguiente año.
Otro de los puntos más importantes con Payroll es que te ayuda a evitar multas. Por ejemplo, al manejar efectivo y no Payroll no habría un registro cuando exista una posible auditoría de IRS en su negocio lo que te causaría más de un dolor de cabeza y, por supuesto, multas.
Formularios
A todo el personal que forma parte de la empresa al final de cada año se entregará al empleado el formulario W2 que le servirá al trabajador para poder presentar sus impuestos personales.
Si el trabajador es eventual y no forma parte del Payroll, por ser un "subcontratista", se le generará al final del año un formulario denominado 1099 para que pueda presentar sus impuestos anuales.
